Trình tự thủ tục cấp chứng thư giám định

Thực hiện theo Thủ tục Giám định lô hàng sản phẩm thủy sản nông sản xuất khẩu (TT.10) ngày 25/8/2023 của Trung tâm Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường vùng 4.

Mục đích

. Thủ tục này thống nhất về trình tự thực hiện hoạt động giám định lô hàng sản phẩm thủy sản, nông sản xuất khẩu đảm bảo rằng hoạt động này được thực hiện nhất quán, đúng quy định, khách quan và tạo lòng tin cho khách hàng

Phạm vi

. Thủ tục này áp dụng đối với hoạt động giám định lô hàng sản phẩm thủy sản, nông sản xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng.

. Thủ tục này không áp dụng đối với hoạt động chứng nhận DS-2031 đối với lô hàng tôm xuất khẩu thị trường Hoa Kỳ.

Quy trình thực hiện:

Thời gian đăng ký giám định
Khách hàng chủ động thời gian gửi đăng ký giám định, thời gian đăng ký giám định được khuyến cáo như sau:

Đối với sản phẩm thủy sản tươi sống, ướp đá: Trong thời hạn ít nhất 03 (ba) ngày làm việc hoặc sớm hơn trước thời điểm dự kiến xuất khẩu.

Đối với các trường hợp khác: Trong thời hạn ít nhất 09 (chín) ngày làm việc hoặc sớm hơn trước thời điểm dự kiến xuất khẩu.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, đăng ký

Khách hàng có nhu cầu giám định lô hàng sản phẩm thuỷ sản, nông sản xuất khẩu thực hiện đăng ký với Trung tâm Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường vùng 4 bằng các hình thức:

. Gửi trực tiếp, gửi theo đường bưu điện tới Bộ phận Một cửa, Trung tâm Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường vùng 4. Địa chỉ: 91 Hải Thượng Lãn Ông, Phường 10, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh, hoặc

. Gửu thư điện tử (sau đó gửi một bộ hồ sơ bản chính cho Trung tâm Chất lượng vùng 4) tới địa chỉ: chatluong.nafi4@mard.gov.vn và kiemhang.nafi4@gmail.com

Hồ sơ gồm có:

a) Yêu cầu giám định theo mẫu BM.TT.10.01

b) Bảng kê chi tiết lô hàng xuất khẩu theo mẫu BM.TT.10.02

c) Yêu cầu giám định chi tiết.

d) Trường hợp khách hàng không phải là Cơ sở sản xuất lô hàng, khách hàng cần cung cấp bản sao (có đóng dấu sao y của Cơ sở sản xuất) hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu văn bản mua bán/ủy quyền có liên quan đến lô hàng kèm theo hồ sơ đăng ký, trong đó có cam kết cả hai bên (cơ sở sản xuất và khách hàng) cùng chịu trách nhiệm khi lô hàng bị Cơ quan thẩm quyền cảnh báo.

e) Các hồ sơ khác để cung cấp thông tin phục vụ cấp chứng thư giám định.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và xử lý thông tin

Phòng Chất lượng thực hiện:
• Trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và hướng dẫn khách hàng bổ sung các nội dung còn thiếu hoặc chưa đúng quy định (nếu có).
• Nếu hồ sơ đầy đủ, phù hợp, Phòng Chất lượng trả lời xác nhận (bằng các hình thức: trực tiếp, gửi theo đường bưu điện, thư điện tử) đăng ký giám định theo thứ tự ưu tiên đăng ký trước và hồ sơ phù hợp.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký giám định không đạt hoặc chưa đầy đủ theo yêu cầu, Phòng Chất lượng, An toàn thực phẩm trả lời cho khách hàng nêu rõ lý do không đạt và đề nghị bổ sung, hoàn chỉnh các nội dung còn thiếu hoặc chưa đúng quy định.

Bước 3: Thực hiện giám định

Phòng Chất lượng, An toàn thực phẩm thực hiện:
• Thông báo kế hoạch và phân công giám định viên
• Chuẩn bị và Giám định tại hiện trường (bao gồm lấy mẫu phân tích/kiểm nghiệm)

Bước 4: Kiểm nghiệm

Phòng Hành chính – Tổng hợp (nhận mẫu) và Phòng Kiểm nghiệm thực hiện:
• Thực hiện kiểm nghiệm mẫu lô hàng được giám định đối với các chỉ tiêu về chất lượng, an toàn thực phẩm, dịch bệnh theo yêu cầu của khách hàng.
• Trả kết quả kiểm nghiệm (bản gốc hoặc theo địa chỉ email khách hàng cung cấp)

Bước 5: Xử lý kết quả giám định và ban hành chứng thư giám định

Phòng Hành chính – Tổng hợp thực hiện:
• Đối với lô hàng không đáp ứng yêu cầu: ban hành Thông báo lô hàng không đạt (theo biểu mẫu BM.TT.10.04).
• Đối với lô hàng đáp ứng yêu cầu: cấp chứng thư giám định có nội dung, hình thức theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu và/hoặc thỏa thuận với khách hàng phù hợp với yêu cầu của thị trường. Trong trường hợp thị trường/khách hàng không yêu cầu mẫu chứng thư thì thực hiện theo mẫu chứng thư Giám định của Trung tâm Chất lượng vùng 4 (theo biểu mẫu BM.QT.09.05)
a) Gửi thông tin đề nghị cấp chứng thư giám định:
Sau khi có kết quả giám định (bao gồm kết quả thử nghiệm – nếu có) phù hợp/ đạt yêu cầu và lô hàng đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, khách hàng gửi thông tin đề nghị cấp chứng thư giám định đến địa chỉ email: chungnhanonline@nafi4.com.vn và tonghop.nafi4@mard.gov.vn , gồm thông tin sau:
(i) Số hồ sơ/ Biên bản giám định;
(ii) Dự thảo/ Mẫu chứng thư giám định;
(iii) Cung cấp thông tin (theo biểu mẫu BM.TT.15.03): cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu của mẫu chứng thư và các thông tin khác khách hàng cần thể hiện trên chứng thư giám định
b) Tiếp nhận đề nghị cấp chứng thư giám định và xử lý thông tin:
Phòng Hành chính – Tổng hợp (chứng nhận) thực hiện:
(i) Trường hợp đầy đủ các hồ sơ/ thông tin và đầy đủ dữ liệu lô hàng:
– Tiếp nhận, điều phối hồ sơ cho cán bộ duyệt chứng thư.
– Trả lời/thông báo cho khách hàng đã tiếp nhận đề nghị của khách hàng và thời gian duyệt cấp chứng thư khi hồ sơ hợp lệ và đầy đủ thông tin.
(v) Trường hợp lô hàng không đầy đủ hồ sơ/thông tin và/hoặc chưa đủ dữ liệu, lô hàng có Thông báo kết quả giám định không đạt:
– Trả lời/thông báo khách hàng chưa/không đủ điều kiện tiếp nhận; nêu rõ lý do và các hồ sơ/ thông tin cần bổ sung (nếu có).
– Việc thông báo tới khách hàng được thực hiện bằng một trong các hình thức: trực tiếp, điện thoại và email, đồng thời gửi Phòng Chất lượng để phối hợp thực hiện (nếu có).
c) Cấp chứng thư giám định: đáp ứng các nội dung sau
Hình thức:
– Có nội dung, hình thức theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu và/hoặc thỏa thuận với khách hàng phù hợp với yêu cầu của thị trường. Trong trường hợp thị trường/khách hàng không yêu cầu mẫu chứng thư thì thực hiện theo mẫu chứng thư Giám định của Trung tâm Chất lượng vùng 4 (theo biểu mẫu BM.QT.09.05).
– Ngôn ngữ tiếng Anh và/hoặc song ngữ, gồm 01 bản ORIGINAL và 03 bản COPY.
– In trên phôi giấy chống giả. Chữ ký và mực dấu khác màu mực in chứng thư.
Nội dung:
– Phải phù hợp với nội dung/kết quả giám định;
– Các yếu tố/nội dung bắt buộc trong Chứng thư giám định (mô tả hàng hóa: thông định danh sản phẩm, khối lượng/số lượng, quy cách sản phẩm, truy xuất nguồn gốc của lô hàng, …)
– Không cấp Chứng thư giám định đối với những nội dung không giám định và/hoặc chưa có kết quả giám định đạt yêu cầu.
– Trừ trường hợp khách hàng có yêu cầu khác, ngày ký ban hành chứng thư giám định trước hoặc cùng ngày lô hàng xuất khẩu (on board date).
Thời gian giải quyết
Thời gian duyệt cấp chứng thư tính từ khi hồ sơ hợp lệ và đầy đủ thông tin:
– Thị trường gần (các nước Asean, Hongkong, Đài Loan) và lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không: 01 (một) ngày làm việc.
– Thị trường cần chứng thực VCCI và/ hoặc Hợp pháp lãnh sự (khối các nước Trung Đông, Ai Cập): 02 (hai) ngày làm việc.
– Thị trường khác: tối đa 03 (ba) ngày làm việc

Bước 6: Giao trả hồ sơ, chứng thư giám định

Hình thức:
1) Trả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa
– Xác minh thân nhân, đảm bảo tính pháp lý của đại diện tổ chức/cá nhận đến giao dịch nhận chứng thư.
– Kiểm tra Phiếu thông tin chứng nhận lô hàng (theo biểu mẫu BM.TT.14.05) đã được điền đầy đủ thông tin và ký xác nhận kèm theo dấu “ĐÃ THU TIỀN” hoặc “ĐÃ GHI SỔ” của Phòng Tài chính Kế toán.
– Trả giấy cho khách hàng, đề nghị khách hàng:
+ Kiểm tra hồ sơ (tình trạng, số lượng, hình thức, nội dung,…) khi nhận;
+ Ký xác nhận đã nhận hồ sơ lên dấu “ĐÃ NHẬN HỒ SƠ”.
2) Trả chuyển phát qua dịch vụ bưu điện để gửi đến địa chỉ theo đăng ký của khách hàng
– Lập Bảng kê danh mục giao nhận hồ sơ chuyển phát qua dịch vụ bưu điện (theo biểu mẫu BM.TT.14.06) để gửi đến địa chỉ theo đăng ký của khách hàng.
– Trong trường hợp số lượng hồ sơ nhận không đúng như Bảng kê BM.TT.14.06, khách hàng phản hồi ngay để được giải quyết
Lệ phí:
Lệ phí cấp chứng thư được thực hiện theo quy định của pháp luật.